Verzenddomein opwarmen: waarom, hoe lang en wat je instelt

Waarom een apart verzenddomein

Mailproviders beoordelen afzenders onder meer op hun domein. Krijgt koude mail klachten of veel bounces, dan zakt de reputatie van het domein waarvandaan je verstuurt. Doe je dat vanaf je eigen domein, dan raakt het ook je gewone mail: offertes, facturen en antwoorden aan klanten.

Met een apart domein houd je die twee gescheiden. Meestal staan er een paar mailboxen op, zodat geen enkele mailbox veel mail per dag verstuurt. Waarom één mailbox het niet trekt, staat ook in B2B-outreach en de sequence.

Wat je instelt voordat de eerste mail vertrekt

Vijf instellingen komen bij de grote mailproviders terug. Google en Yahoo eisen een deel ervan van iedere afzender en de rest van bulkverzenders. Microsoft eist SPF, DKIM en DMARC van domeinen die meer dan 5.000 mails per dag naar Outlook.com sturen.

Google noemt je een bulkverzender als je in de buurt van 5.000 berichten per dag naar persoonlijke Gmail-adressen stuurt. Wie die grens een keer haalt, blijft voor Google een bulkverzender. Yahoo noemt geen grens. Mail je vooral naar zakelijke adressen, dan haal je die aantallen misschien nooit. Stel de vijf toch in: ze zijn de basis waarop een nieuw domein een reputatie opbouwt. Bronnen: Google, Yahoo en Microsoft.

Hoe lang opwarmen duurt

Geen van de drie grote mailproviders noemt een aantal dagen. Google schrijft dat je het volume langzaam opbouwt, liever elke dag dan één keer per week, en dat een plotselinge verdubbeling kan leiden tot vertraging. Is je mail al vertraagd, dan adviseert Google een dag onder het oude volume te blijven en daarna per dag 25% tot 100% erbij te doen (Google). Yahoo waarschuwt tegen plotselinge pieken.

De branchevereniging M3AAWG noemt zes weken als gemiddelde voor het opwarmen van een domein: begin laag en bouw langzaam op (M3AAWG). M3AAWG raadt kunstmatige manieren van opwarmen af.

Spamklachten: de grens die telt

Google en Yahoo willen dat minder dan 0,3% van je mail als spam wordt gemeld. Google raadt aan onder 0,1% te blijven en nooit 0,3% te halen. Zit je daar boven, dan krijg je bij Google sinds juni 2024 geen hulp bij bezorgproblemen, tot het percentage zeven dagen achter elkaar onder 0,3% blijft (Google FAQ). Het percentage voor Gmail zie je in Google Postmaster Tools.

Een klacht ontstaat meestal bij een ontvanger die niet in je lijst hoorde, of bij een bericht zonder reden. Hoe je de lijst en het eerste bericht opbouwt, staat in koude acquisitie B2B.

Wat er gebeurt als het niet klopt

Microsoft schrijft dat mail van domeinen die meer dan 5.000 mails per dag naar Outlook.com sturen en niet aan de eisen voldoen, sinds 5 mei 2025 wordt geweigerd met foutcode 550 5.7.515 (Microsoft). Een andere pagina van Microsoft spreekt nog van de map Ongewenste e-mail. Google schrijft dat het vanaf november 2025 strenger handhaaft, met tijdelijke en permanente weigeringen. Yahoo zet mail die niet voldoet in de spammap of weigert die.

DMARC in drie stappen

DMARC kent drie standen. Met p=none vraag je ontvangers niets te doen en krijg je alleen rapporten. Met p=quarantine vraag je om mail die niet klopt als verdacht te behandelen, bijvoorbeeld door die in de spammap te zetten. Met p=reject vraag je om die mail te weigeren.

De standaard voor DMARC, RFC 9989, raadt aan minstens een maand op p=none te staan en daarna even lang op quarantine, voordat je naar reject gaat. Zet in het DMARC-record een adres voor de rapporten (rua), zodat je ziet welke servers namens je domein mailen. Meer begrippen rond bezorging, zoals bounce en bulkverzender, staan in de AI SDR-woordenlijst.

Hoe Questry het doet

Questry richt per klant aparte verzenddomeinen in, met SPF, DKIM en DMARC. Elke nieuwe inbox warmt 14 dagen op voordat de eerste mail naar een bedrijf gaat. Daarna gaan er per mailbox hooguit 30 mails per dag uit, verdeeld over 3 mailboxen per domein. Je eigen domein verstuurt niets. Domeinen en opwarmen zitten in de maandprijs. We beloven geen inboxpercentage: dat hangt ook af van je lijst en je tekst.