Kennisbank
Offerte opvolgen: wanneer, hoe vaak en 5 mailvoorbeelden
Over een offerte wordt meestal binnen een paar dagen beslist. Dit is het schema om op te volgen, met vijf mails die je kunt kopiëren.
Mats Driessen (mede-oprichter) · 10 oktober 2026
Volg een offerte op binnen twee werkdagen nadat je hem hebt verstuurd. Proposify keek naar 742.137 offertes die in 2025 via zijn software zijn verstuurd. Een klant opende een offerte gemiddeld 34 minuten na het versturen, en een deal was gemiddeld 2,5 dagen na die eerste keer openen rond (Proposify, State of Proposals 2026). Een week wachten is dan lang. Stuur na de offerte hooguit drie opvolgberichten, verspreid over twee tot drie weken, en stop bij de vervaldatum. Hieronder staat het schema, vijf mails die je kunt aanpassen, en wat je beter niet schrijft. De cijfers komen van softwarebedrijven die zelf offertes en mails versturen, vooral in de Verenigde Staten. Gebruik ze als richting.
Wanneer je een offerte opvolgt
Spreek bij het versturen al af wanneer je contact opneemt. Schrijf bij de offerte bijvoorbeeld: "Zal ik je donderdag om 10 uur bellen om de vragen door te lopen?" Dan is de opvolging geen verrassing, maar een afspraak.
Bel of mail daarna binnen twee werkdagen. Bij Proposify ligt tussen de eerste keer openen en een getekende deal gemiddeld 2,5 dagen. Volgens Proposify wordt 43% van de offertes die worden getekend, binnen 24 uur na het openen getekend (Proposify).
Kijk ook naar je branche. Bij Proposify duurt het van openen tot tekenen in de telecom gemiddeld minder dan een dag, bij installatiewerk 9 dagen en in de groothandel bijna 15 dagen (Proposify, cijfers per branche). Bij een grote of technische offerte mogen de latere momenten dus wat verder uit elkaar liggen.
| Moment | Kanaal | Wat je doet |
|---|---|---|
| Dag 0 | Offerte versturen en een vast moment voorstellen om de vragen door te lopen | |
| Dag 1 of 2 | Telefoon | Bellen op het afgesproken moment. Vragen of de offerte aansluit en wie er nog over beslist |
| Dag 4 tot 6 | Eén vraag over een onderdeel van de offerte, of een antwoord op een vraag die bleef liggen | |
| Dag 10 tot 14 | Mail of telefoon | Vragen naar de planning: wanneer valt het besluit en wat is daarvoor nog nodig |
| Voor de vervaldatum | Laatste bericht: melden dat de offerte verloopt en vragen of je het dossier mag sluiten |
Hoe vaak je opvolgt
Na de offerte zelf zijn drie opvolgmomenten genoeg. In onderzoek van RAIN Group vond 55% van 488 kopers twee tot vier contactpogingen van een verkoper acceptabel (RAIN Group, 2018). Dat ging over nieuwe contacten. Bij een offerte die al op tafel ligt, is het een goede bovengrens.
Herinneringen werken wel. Proposify zag dat offertes met automatische herinneringen 10% vaker worden getekend, terwijl maar 7% van de verkopers ze gebruikt (Proposify, 2024). Zet in je offertesoftware dus een herinnering aan, of zet de momenten uit het schema in je agenda.
Vraag wie er meekijkt. Bij Proposify wordt een offerte 20% vaker getekend als meer dan één persoon hem bekijkt. Vraag bij de eerste opvolging daarom wie er nog meer over beslist, en of je de offerte ook aan die persoon kunt toelichten. Voor leads die nog geen offerte hebben, staat het ritme in leads opvolgen.
Vijf mails die je kunt aanpassen
Tussen accolades staat wat je zelf invult. Houd elke mail kort, maar niet te kort. Gong zag in 304.174 opvolgmails dat mails van 30 woorden of minder 15 keer minder vaak een afspraak opleverden (Gong Labs). Dat waren mails aan nieuwe contacten, geen offertes. Zie het als richting.
1. Bij het versturen
Stuur de offerte niet als losse bijlage. Zet er één vraag bij: wanneer je de vragen doorloopt. Dan heb je je eerste opvolgmoment al.
Hoi {voornaam},
Hierbij de offerte voor {project}, zoals we op {datum} bespraken. Er staan twee keuzes in: {optie A} en {optie B}.
Zal ik je {dag} om {tijd} bellen om de vragen door te lopen? Past dat niet, noem dan een moment dat wel past.
{jouw naam}
2. Na een paar dagen: één concrete vraag
Gebruik deze mail als je elkaar niet hebt gesproken. Stel één vraag die de klant in een zin kan beantwoorden.
Hoi {voornaam},
Past de startdatum van {datum} nog in jullie planning, of wil je die verschuiven?
Dan houd ik daar rekening mee.
{jouw naam}
3. Als iemand anders mee beslist
Vaak beslist er nog iemand mee, zoals een directeur of een inkoper. Bied aan om de offerte ook aan die persoon toe te lichten.
Hoi {voornaam},
Beslis je over {project} samen met {functie of naam}? Dan licht ik de offerte graag ook aan die persoon toe. Een kwartier is genoeg.
Zal ik een uitnodiging sturen voor {dag}?
{jouw naam}
4. Na een week of twee: de planning
Vraag niet of de klant al heeft gekozen. Vraag wanneer het besluit valt en wat daarvoor nog nodig is.
Hoi {voornaam},
Wanneer verwacht je een besluit over {project}? Dan houd ik daar rekening mee in onze planning.
Mis je nog iets om te kunnen kiezen, laat het dan weten.
{jouw naam}
5. Voor de vervaldatum: het laatste bericht
Dit is je laatste mail over deze offerte. Noem de datum en geef de klant een makkelijke manier om nee te zeggen. Een nee is meer waard dan stilte.
Hoi {voornaam},
De offerte voor {project} is geldig tot {datum}. Daarna sluit ik het dossier aan onze kant.
Is het nu geen goed moment, of kies je voor een andere partij? Laat het gerust weten, dan mail ik je hier niet meer over.
{jouw naam}
Wat je beter niet schrijft
"Ik heb niets meer van je gehoord." Dat klinkt als een verwijt. In het onderzoek van Gong leverde die zin wel meer antwoorden op, maar 14% minder afspraken. "Ik kom terug op mijn vorige mail" gaf 5% minder afspraken. Begin liever met iets nieuws: een vraag, een antwoord of een datum.
Ga niet uit jezelf met je prijs omlaag. Dan zeg je dat je eerste prijs niet klopte. Vraag eerst wat er ontbreekt om te kiezen.
Stuur dezelfde offerte niet nog een keer met "zie bijlage". Wie hem niet tekende, had een reden. Die reden wil je weten.
Volg niet eindeloos op. Na de vervaldatum stop je. Een offerte zonder einddatum geeft de klant geen reden om te kiezen.
Als het geen ja wordt
Veel offertes eindigen niet in een nee, maar in geen besluit. In het onderzoek voor het boek The JOLT Effect, naar 2,5 miljoen verkoopgesprekken, eindigde 40 tot 60% van de deals van een gemiddelde verkoper zonder besluit (samenvatting door Notion Capital). Help de klant kiezen. Geef in je opvolging één advies in plaats van drie opties.
Vraag bij een nee waarom. Schrijf het antwoord op bij het bedrijf, met de datum. Na tien offertes zie je of het aan de prijs lag, aan de planning of aan klanten die niet goed bij je passen.
Te weinig offertes om op te volgen?
Opvolgen haalt meer uit offertes die er al liggen. Het helpt niet als er te weinig gesprekken zijn waar een offerte uit komt. Bij Proposify wordt ongeveer 1 op de 3 offertes getekend: 34% in 2025. Wil je 2 nieuwe klanten per maand, dan heb je bij die verhouding ongeveer 6 offertes nodig, en nog meer eerste gesprekken.
Die eerste gesprekken komen van bedrijven die je zelf benadert. Hoe je zo'n eerste mail schrijft, staat in koude acquisitiemail: voorbeelden en templates.
Waar Questry AI past
Questry AI volgt geen offertes op. Het doet de stap ervoor: het zoekt bedrijven die op je beste klanten lijken, schrijft per bedrijf een mail, volgt op tot er een antwoord is en zet een ja in je agenda. Het gesprek en de offerte doe jij. De prijzen staan op de homepage.
Questry AI doet de stap vóór de offerte: het mailt bedrijven uit je doelgroep, volgt ze op en zet een ja in je agenda. Questry AI start binnenkort. Aanmelden voor een abonnement kan op de homepage.
Bekijk de abonnementen